Tiền lương là một trong những loại chi phí mà doanh nghiệp sử dụng để chi trả cho nhân viên. Nó cũng chính là yếu tố cấu thành nên giá trị của dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra. Chính vì vậy, quản lý tiền lương là việc rất quan trọng mà tất cả các doanh nghiệp đều cố gắng thực hiện tốt. Để hiểu rõ hơn về quản lý tiền lương là gì, các bạn hãy cùng 3Gang đón đọc nội dung bài viết này nhé.
Quản lý tiền lương là gì?
Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động sẽ chi trả cho người lao động, bao gồm tiền lương cơ bản, tiền làm thêm giờ, tiền thưởng theo doanh số,…
Quản lý tiền lương là một khâu quan trọng trong quản trị nhân sự. Việc trả một mức lương phù hợp sẽ khiến người lao động hăng hái, có tinh thần trách nhiệm trong công việc hơn và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hơn. Từ đó, người lao động có thể tạo ra nhiều giá trị cho doanh nghiệp hơn và doanh nghiệp cũng sẽ giữ lại được những nhân sự tốt.
Tại sao người dân ngày càng ít dùng tiền mặt và xu hướng thanh toán hiện nay
Quy trình quản lý tiền lương
Quản lý tiền lương sẽ bao gồm một chuỗi các công việc sau:
1. Xây dựng quy chế trả lương cho nhân viên
Quy chế trả lương cho nhân viên là văn bản do doanh nghiệp đề ra dựa trên các quy định của Bộ Luật Lao động Việt Nam và các Nghị định của chính phủ về hướng dẫn xây dựng quy chế tiền lương cho nhân viên. Văn bản này sẽ được công bố và áp dụng trong toàn doanh nghiệp.
Quy chế trả lương sẽ quy định về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, các chính sách phúc lợi,…cho người lao động. Qua đó xác định được cách thức tính lương cho người lao động.
Lưu ý: Quy chế trả lương không nên bất biến mà cần được liên tục xem xét, đánh giá, sửa đổi để phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như những thay đổi của Luật lao động.
2. Xây dựng thang bảng lương
Thang bảng lương là một hệ thống các nhóm lương, ngạch lương, bậc lương được thiết kế để làm cơ sở trả lương cho nhân viên. Tùy vào năng lực, vị trí công việc và độ khó của công việc mà doanh nghiệp sẽ trả lương cho nhân viên dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.
3. Chấm công
Chấm công là việc theo dõi những ngày đi làm, nghỉ phép, … của nhân viên để có căn cứ tính lương và bảo hiểm xã hội trả thay lương cho nhân viên.
Hiện nay có khá nhiều hình thức chấm công, trong đó có một số hình thức phổ biến là:
- Sử dụng thẻ giấy
- Sử dụng thẻ từ
- Sử dụng nhận diện khuôn mặt
- Sử dụng vân tay
- Sử dụng app chấm công online…
Dù chấm công bằng hình thức nào thì tất cả cũng đều phục vụ cho mục đích xác định số ngày công đi làm trong tháng theo quy chế lao động của nhân viên.
4. Tính lương
Tính lương là việc tính toán số tiền lương phải trả cho nhân viên trong tháng căn cứ vào các quy định của hệ thống tiền lương trong doanh nghiệp.
Để tính lương chính xác, người tính lương cần thu thập đầy đủ các thông số hình thành nên tiền lương của nhân viên đó. Tùy thuộc vào hệ thống tiền lương của mỗi doanh nghiệp mà cách tính lương cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, việc tính lương trong mọi doanh nghiệp đều phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Tính chính xác.
- Tính kịp thời và đúng hạn.
- Việc tính lương phải “Có thể kiểm tra được” để doanh nghiệp, người lao động, cơ quan lao động, bảo hiểm, cơ quan thuế có thể kiểm tra lại.
Kết quả của việc tính lương chính là lập bảng lương. Vì có quá nhiều thông số tiền lương nên bảng lương có rất nhiều thông tin. Các thông tin này liên kết chặt chẽ với nhau và có liên quan nhiều đến ngành luật nên rất dễ xảy ra sai sót. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý trong quá trình thực hiện việc tính lương.
5. Thanh toán tiền lương cho nhân viên
Thanh toán tiền lương là việc thanh toán số tiền công cho nhân viên. Dưới dây là một số hình thức thanh toán lương được sử dụng hiện nay:
- Lập phiếu chi lương và thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho từng người.
- Lập phiếu chi lương, chi trực tiếp bằng tiền mặt và chi cho một người đại diện đối với doanh nghiệp có đặc thù là đội, nhóm.
- Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân.
- Ủy nhiệm chi lương thông qua dịch vụ thanh toán lương của ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản.
Thời gian thanh toán lượng sẽ phụ thuộc vào hai yếu tố, đó là:
- Thời gian theo như thỏa thuận tại hợp đồng lao động và quy chế tiền lương.
- Thời gian thanh toán lương theo quy định của Bộ luật Lao động.
Ngoài các công việc trên, quy trình quản lý tiền lương còn có các nhiệm vụ khác là quyết toán thuế, đóng bảo hiểm y tế, xã hội, quản lý thông tin người lao động, phân tích và điều chỉnh nhân sự.
Người phụ trách quản lý tiền lương phải đảm bảo việc chi trả lương hợp lý nhằm khích lệ tinh thần làm việc và giữ chân được nhân viên, đồng thời phải đúng với định hướng phân bổ ngân sách lương của doanh nghiệp.
Các phương pháp quản lý tiền lương phổ biến
1. Biên chế bằng tay
Biên chế bằng tay là cách quản lý tiền lương theo phương pháp thủ công được nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn. Đây là phương pháp giúp tiết kiệm chi phí vì sử dụng chính nguồn nhân lực nội bộ có trong doanh nghiệp. Đồng thời, việc tự quản lý, biên chế bằng tay cũng giúp doanh nghiệp cảm thấy an tâm hơn trong vấn đề bảo mật thông tin nội bộ.
Tuy nhiên, phương pháp này lại liên quan tới rất nhiều thủ tục và giấy tờ. Người tính lương không chỉ phải tính chính xác tiền lương mà còn phải tìm hiểu các quy định của các nhà nước để tính toán, lập báo cáo về thuế,… đồng thời phải đóng bảo hiểm xã hội và nộp thuế cho cơ quan nhà nước đúng hạn.
Việc sử dụng biên chế bằng tay này cũng sẽ tốn nhiều thời gian và công sức của các cán bộ nhân sự. Và để hạn chế những sai sót khi xử lý hồ sơ tài chính, doanh nghiệp nên có những nhân viên hoặc đội nhóm chuyên quản lý phần này.
2. Thuê dịch vụ bên ngoài
Quản lý tiền lương bằng phương pháp thuê ngoài mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đó là có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi sử dụng các đơn vị bên ngoài để quản lý tiền lương và có độ chính xác cao. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng lựa chọn phương pháp này, bởi lẽ, thuê ngoài sẽ tốn rất nhiều chi phí. Hơn nữa, việc tìm được một đơn vị uy tín để giao phó trách nhiệm quản lý tiền lương, quản lý tài chính cũng không phải là điều dễ dàng.
Nghiệp vụ quản lý tiền lương không chỉ liên quan đến pháp luật mà nó còn đòi hỏi độ chính xác cao và tính bảo mật tuyệt đối.
3. Sử dụng phần mềm về quản lý tiền lương
Sử dụng phần mềm quản lý tiền lương là phương pháp được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn hiện nay. Bởi lẽ, nó vừa có chi phí thấp hơn đi thuê ngoài, vừa đảm bảo được độ chính xác và tính bảo mật trong việc tính lương cho doanh nghiệp.
Mặc dù vậy, các phần mềm công nghệ hiện đại này hầu hết vẫn phải phụ thuộc vào Internet. Do đó, các dữ liệu quản lý tiền lương trong doanh nghiệp có thể sẽ bị ảnh hưởng nếu phần mềm không có chức năng đồng bộ hoặc sao lưu.
Cách tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương trong doanh nghiệp
1. Trả lương tự động cho nhân viên
Tính lương theo phương pháp thủ công tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức của bộ phận nhân sự. Hơn nữa, nó có nguy cơ sai sót cao nếu làm không cẩn thận. Đó là lý do vì sao mà các doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm tính lương tự động. Các phần mềm này sẽ giúp tăng cường tính chính xác trong việc tính toán và đảm bảo sự bảo mật thông tin trong việc quản lý tiền lương.
Không những vậy, nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử trả tiền lương trực tuyến.
2. Hợp nhất thời gian thanh toán lương
Trong một doanh nghiệp có thể có nhiều loại hợp đồng lao động, tương ứng với các kiểu nhân viên khác nhau, ví dụ hợp đồng cho nhân viên cố định, cho thực tập sinh, nhân viên làm việc theo ca hoặc nhân viên thời vụ. Điều này có thể dẫn tới sự tách biệt trong lịch trình trả lương cho từng nhóm nhân sự.
Để giảm thiểu rủi ro và xử lý bảng lương đúng quy trình, doanh nghiệp nên hợp nhất thời gian thanh toán lương cho tất cả các nhóm đối tượng trên. Bộ phận trả lương nên chọn một thời gian cụ thể và thanh toán lương cho người lao động trong cùng một lịch trình.
3. Xây dựng chính sách tiền lương minh bạch
Việc quản lý nhân sự tiền lương sẽ gặp rất nhiều vấn đề như thanh toán thừa hoặc thiếu khoản thuế, phân loại sai nhân viên,… Chính vì vậy, bộ phận trả lương cần xây dựng một chính sách lương minh bạch, dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả các nhân viên trong công ty.
4. Đón nhận ý kiến đóng góp từ nhân viên
Đón nhận ý kiến đóng góp từ phía nhân viên chính là một cách để tối ưu hóa quản lý tiền lương trong doanh nghiệp. Góp ý của nhân viên sẽ giúp bộ phận trả lương phát hiện ra những vấn đề chưa rõ ràng trong quy trình trả lương. Từ đóphát hiện và sửa đổi kịp thời các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.
Việc lắng nghe những ý kiến đóng góp, phản hồi từ nhân viên cũng giúp để chủ doanh nghiệp đưa ra những phương án giải quyết hợp lý, tránh tranh chấp xảy ra. Khi xảy ra tình trạng tranh chấp, bãi công hoặc nghỉ việc tập thể, chủ doanh nghiệp cần phải thương lượng và đưa ra những phương án hòa giải hợp lý. Bởi lẽ, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt nhân viên và đối tác.
5. Cập nhật kịp thời các quy định của pháp luật về tiền lương
Trong thực tế, các chính sách, quy định về tiền lương luôn có sự thay đổi. Do đó, doanh nghiệp cần nắm bắt, cập nhật kịp thời thông tin để điều chỉnh lương cho nhân viên của mình. Các quy định về tiền lương nếu không được cập nhật kịp thời sẽ khiến nhân viên mất niềm tin vào doanh nghiệp, từ đó giảm năng suất lao động và cuối cùng là rời bỏ công ty.
6. Quản lý khoa học các thông tin về nhân sự
Trong một doanh nghiệp, số lượng nhân sự có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn hay trăm nghìn người và con số này luôn có sự biến động. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có những giải pháp quản lý nhân sự và thông tin nhân sự khoa học. Điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều việc thực hiện quy trình quản lý tiền lương, giúp quy trình này diễn ra một cách thuận lợi hơn.
7. Quản lý tiền lương cần được liên kết chặt chẽ với việc chấm công
Lương của nhân viên được tính theo số ngày họ đi làm thực tế. Bởi vậy, việc tính toán lương thưởng cần phải bám sát bảng chấm công. Việc tính lương đúng, đủ theo số ngày công thực tế sẽ khiến nhân viên có niềm tin hơn vào doanh nghiệp, từ đó quyết định cống hiến và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hơn.
8. Khai báo thuế online
Hiện nay, việc khai báo và nộp thuế có thể được thực hiện trực tuyến. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian và các chi phí phát sinh. Việc khai báo thuế online cũng giúp doanh nghiệp đơn giản hóa mọi thủ tục và giảm thiểu những rủi ro sai sót có thể xảy ra.
Có thể nói rằng, quản lý tiền lương chính xác, hiệu quả là việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Nó sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân được những nhân viên có năng lực tốt và thúc đẩy tinh thần làm việc của họ, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.
